WUNDERLIST 技巧

2016-03-17 20:30:00
徐小辉
原创 855

奇妙清单使用笔记


将「奇妙清单」与日历类 App 结合使用

很多人在初次开始使用待办类 App 时都会有一个疑问:什么时候该在「奇妙清单」中创建一个待办事项,什么时候该在日历中创建一个事件?其实,很多人都曾有过这样的困惑,甚至有人走向极端,只使用待办类 App 或只使用日历类 App。但最后还是发现,无法很好地满足自己的需求。

实际上,这个问题并不复杂。在日历中,你应该添加那些时间固定的、完成时间弹性很小的事件,例如约会聚餐、开会、飞机航班等信息。而在「奇妙清单」中,则是时间不确定的、完成时间弹性大的事情,例如打算这周末去看一场电影,其实都还没有买票选座,你也不在乎具体在哪个时间段看这场电影,这时你就可以记录在「奇妙清单」里。

然而,随着使用的深入,清单中也会有越来越多的事项,可能是有最后的 Deadline 的,也就是「奇妙清单」中的「到期日」,并不一定需要在当天完成,却希望在通览日程事项时能够心中有数。还好,「奇妙清单」提供了「日历整合」的功能,可以以订阅日历的形式,输出带有「到期日」的待办事项到日历中。

使用「标签」更好地管理待办事项

「奇妙清单」还支持标签功能,只要在待办事项中的名称中,以「#+名称」的方式,就可以创建给待办事项加上标签。

那么,什么时候需要使用标签呢?其实,一个标签也完成可以作为一个清单存在。然而,如果创建了过多的清单,也会影响使用效率,因此建议大家可以在同一个清单中管理一类事情,但通过标签去细分这些事情的属性

举例来说,在「工作」清单中,主要存放着所有的「bug」和「优化」,这时候就可以通过标签的形式来管理。在添加新的待办事项时,你可以点击键盘上侧的「#」号键,这时就会出现已有的标签列表可以选择。

在「奇妙清单」的搜索功能中,只需要输入标签,就可以过渡出所有带有这些标签的待办事项,而在网页版中更加简单,你只需要点击任何一个事项名称中的标签,就可以进入到标签视图查看该标签下的所有事项。

用「智能清单」只关注当下有意义的信息

在「奇妙清单」中,默认提供了「全部」、「已完成」、「本周」、「今天」、「星标任务」、「分配给我」这六个智能清单,它们会根据任务的属性来聚合显示不同的待办事项。

然而,如果它们全部显示,不仅占位置,还占用了你多余的注意力。「奇妙清单」显然考虑到了这一点,因此「智能清单」的显示一共有三个选项:

  • 「可见」:该智能清单会一直显示;
  • 「隐藏」:该智能清单会一直不显示;
  • 「自动」:该智能清单仅在其中有内容时才显示;

这样,你可以根据自己的需要,来让自己的清单更整洁。在这里,建议大家

  • 将「全部」、「已完成」设为隐藏,因为事项多的时候,基本不会用到这两个清单;
  • 将「星标任务」设为可见,你时刻需要关注最重要的事情;
  • 将其它的设为自动,例如「今天」,如果完成了今天所有的事情,就可以不再显示;

根据习惯,自定义待办事项的排序规则

「奇妙清单」非常尊重你的使用习惯,因此在一些细节上给出了非常个性化的选择,从而让你更好地管理自己的清单事项。

在「设置」中,当你标记一个事项为「星标任务」时,它可以保持在原位置不动,或移动到清单的最上方。而每添加一个新任务时,你可以选择它们是在「清单顶部」或「清单底部」,同时,应用角标也可以在「截止/逾期的任务」、「通知」、「未读对话」和「禁用」中选择。

根据使用经验,推荐大家设置为:

  • 「星标任务:移到顶部」:这样整个清单中最重要的事情一目了然;
  • 「添加任务:清单顶部」:当事情较多时,把新添加的任务放在顶部,可以方便编辑修改,另一方面,一般来说新添加的事情也需要优先关注;
  • 「应用角标:截止/逾期的任务」:不用进入 App 也可以快速知道今天有多少事情需要处理。当然,如果你和整个团队都频繁地使用「奇妙清单」来互相留言、分配任务,设置为「通知」也非常有用。

「玩转奇妙清单」系列推出以来,有不少人在微博上私信我各类小问题,而其中最常被提起的是:「我不知道该创建哪些清单」。这个问题看起来很简单,实际上,如果深入想一想:

  • 一次短暂的旅行必备品需要一个专门的清单吗?
  • 清单究竟该细分到什么程度?
  • 清单除了待办事项,也能对习惯养成有帮助吗?
  • ……

今天我们就来系统地谈一谈这个问题,究竟在奇妙清单中,有哪些必备的清单和对应的用法。当然,这些思路也仅仅只是我个人的使用经验和分享,不同的人对应不同的工作流和生活方式,肯定会有所差异,仅希望大家能从中汲取有益之处。

基础清单:根据自身需要创建

《玩转奇妙清单(二):让你效率飞升的 4 大绝技》和大家提到过,一共有两类清单。

  • 根据任务属性自动生成的智能清单:如「全部」、「已完成」、「本周」、「今天」、「星标任务」、「分配给我」这六个智能清单,这些清单的设置选项已经和大在家「玩转奇妙清单(二)」和大家分享过了;
  • 用户自己创建的清单:如初次使用「奇妙清单」时,会自动推荐你几个常用的必备清单,分别是「个人」、「家庭」、「工作」、「旅游」、「想看的电影」、「购物清单」。

在第二类用户自己创建的清单中,除了系统默认生成的之外,你还可以根据自己的实际需要,创建一些必备清单,如「财务」、「想看的书」、「愿望」、「想入手的 App」等等。

什么时候该新建清单?

很多时候,一个事情可以同时属于多个清单,如外出旅游前需要「兑换外币」,即可以简单放在「个人」清单中,也可以放在「财务」清单,或者「旅游」清单。那么,究竟放在哪呢?

很多时候大家都面临一个困惑,使用越久,积累下来的清单又越来越多,反复在清单中切换也十分影响注意力。另一方面,「奇妙清单」至今没有提供归档清单的功能,这意味着哪怕这个清单中的所有事项都已经完成,只有通过删除才能让它从列表中消失。

其实,你可以遵循以下这几个法则,不仅可以保持清单在一个合理的数量上,也能理清自己在使用中的思路:

1. 如果一个清单会存在大于三个月的时间,再创建它

这个法则适用于很多地方。例如工作中的项目,如果只是一两周的小项目,你可以完全堆在「工作」清单中,而没有必要大费周章,创建一个全新的清单。同样的道理,如果你一周前才开始准备双十一的待购品,也没有必要专门为此创建一个清单,因为一周后它就失去了作用。

除非,你一年 365 天都会有心地收集自己想在双十一那天买的东西,那你完全可以创建一个「双十一剁手买买买」清单。

2. 如果一个清单三个月内没有新增事项了,删除它

一个清单如果三个月没有使用到过了,意味着很可能它都不是一个必需的清单。记住,当清单减少时,你的注意力也会更集中。比较遗憾的是,「奇妙清单」没有提供清单归档的功能,这意味着一旦删除,就再也找不到以前完成的事项。

对于有怀旧情节的人来说,你可以在删除清单前,把所有的事项转移出来,放到相关的其它清单中。

     

3. 创建一个清单前,先想想「标签」能不能解决你的问题

在「玩转奇妙清单(二):让你效率飞升的 4 大绝技」中,已经向大家介绍过「标签」的作用。例如同样是管理自己的工作,你可以在「工作」清单中建立「bug」、「优化」等标签,当然也可以完全建立新的清单。

区别在于,如果这些清单之间本身属于一个大的类别,而且彼此之间又互相关联,那么其实「标签」是一个更好的选择。因此,在你想要细分或者拆分某个大类别的清单前,总是先思考一下,如果用「标签」,会不会是更好的解决方案。

 

进阶清单:用「仪式」来帮助自己养成习惯

「仪式 Ritual」实际上是 GTD 中的一个概念,简单来说,就是将自己在一定周期内需要重复的事项,通过某个工具来提醒自己,不断地强化行为,从而养成相应的习惯

「奇妙清单」当然也可以帮助你完成这个目标。首先,你可以根据自己的需要,新建如下清单:

  • 「每日仪式」:每天都要重复完成的事情,如早起锻炼、阅读、学习某项技能等,你也可以进一步细分为「晨间仪式」和「晚间仪式」;
  • 「每周仪式」:每周都要重复完成的事情,如周末健身,看望长辈,记录周记等
  • 「每月仪式」:每月都要重复完成的事情,如信用卡还款,整理收藏夹等。在此基础上,如果你有需要,当然也可以有「每季度仪式」和「每年仪式」,但由于时间跨度太长,没有必要作为独立的清单存在。

在理清自己想要养成的习惯并建立好对应的仪式清单后,你还需要一些简单的设置。在每个事项中都有三个属性:

  • 到期日:这个事项最迟完成的时间。你必须设置一个到期日后,才可以设置重复周期。如果是每日仪式,不妨就设定在今天;同样的道理,其它仪式可以设定在本周末或本月末;
  • 重复:事项重复出现的周期,按天、按周、按月、按年,接下来也会有更多自定义选项,如按工作日。一旦设立后,当完成某一事项时,它会重复出现在清单中,并且到期日自动更新为「上一个到期日 + 重复周期」;
  • 提醒:你可以设置在某天的具体几点几分提醒你,以督促自己更好地执行和完成;

需要注意的是,和 OmniFocus 中的「重复」不同,在奇妙清单中,你必须先勾选完成某个事项后,才会触发其重复机制。举例来说,在「每月仪式」清单中有本月 16 号「信用卡还款」的事项,你只有勾选完成后,它才会自动生成下个月 16 号的还款事项,否则,即使到了下个月 16 号,也不会有任何提醒。

     

最高境界的同步:让清单和你的现实生活同步

总结下来,除了一些常用的必备清单来管理自己的学习、工作和生活外,「奇妙清单」还可以帮助你养成良好的习惯。然而,这些手段和方法只是「器具」,关键还在于「执行」。

在 GTD 中,非常重要的一个概念就是「回顾」。「回顾」意味着你必须定期审视自己在清单中的事项,让现实生活和清单保持步调一致。当你发现两者不同步时,你有两个选择:调整自己,或者调整清单。

如果清单中的事项长期无法完成,累积后越来越多,你就应该果断地从清单中删除这些超出自己能力和时间范围之外的事情。同样的道理,如果是你自身的行动力问题,通过「回顾」来更好地警醒自己,提高自身的效率和执行力,努力完成清单中的事项。

「奇妙清单」虽然没有相应的功能,但你依然可以在「每日仪式」或「每周仪式」中建立一个「回顾」的重复事项,来定期做出必要的调整,让清单和你的现实生活同步。

往期回顾:

博客分类
留言
百度自动推送