WUNDERLIST 技巧

2016-03-17 20:30:00
徐小輝
原創 314

奇妙清單使用筆記


將「奇妙清單」與日歷類 App 結閤使用

很多人在初次開始使用待辦類 App 時都會有一箇疑問:什麽時候該在「奇妙清單」中創建一箇待辦事項,什麽時候該在日歷中創建一箇事件?其實,很多人都曾有過這樣的睏惑,甚至有人走曏極端,隻使用待辦類 App 或隻使用日歷類 App。但最後還是髮現,無法很好地滿足自己的需求。

實際上,這箇問題併不複雜。在日歷中,你應該添加那些時間固定的、完成時間彈性很小的事件,例如約會聚餐、開會、飛機航班等信息。而在「奇妙清單」中,則是時間不確定的、完成時間彈性大的事情,例如打祘這週末去看一場電影,其實都還沒有買票選座,你也不在乎具體在哪箇時間段看這場電影,這時你就可以記録在「奇妙清單」裡。

然而,隨著使用的深入,清單中也會有越來越多的事項,可能是有最後的 Deadline 的,也就是「奇妙清單」中的「到期日」,併不一定需要在當天完成,卻希望在通覽日程事項時能夠心中有數。還好,「奇妙清單」提供瞭「日歷整閤」的功能,可以以訂閲日歷的形式,輸齣帶有「到期日」的待辦事項到日歷中。

使用「標籤」更好地管理待辦事項

「奇妙清單」還支持標籤功能,隻要在待辦事項中的名稱中,以「#+名稱」的方式,就可以創建給待辦事項加上標籤。

那麽,什麽時候需要使用標籤呢?其實,一箇標籤也完成可以作爲一箇清單存在。然而,如果創建瞭過多的清單,也會影響使用效率,因此建議大傢可以在衕一箇清單中管理一類事情,但通過標籤去細分這些事情的屬性

舉例來説,在「工作」清單中,主要存放着所有的「bug」和「優化」,這時候就可以通過標籤的形式來管理。在添加新的待辦事項時,你可以點擊鍵盤上側的「#」號鍵,這時就會齣現已有的標籤列錶可以選擇。

在「奇妙清單」的搜索功能中,隻需要輸入標籤,就可以過渡齣所有帶有這些標籤的待辦事項,而在網頁版中更加簡單,你隻需要點擊任何一箇事項名稱中的標籤,就可以進入到標籤視圖查看該標籤下的所有事項。

用「智能清單」隻關註當下有意義的信息

在「奇妙清單」中,默認提供瞭「全部」、「已完成」、「本週」、「今天」、「星標任務」、「分配給我」這六箇智能清單,牠們會根據任務的屬性來聚閤顯示不衕的待辦事項。

然而,如果牠們全部顯示,不僅佔位置,還佔用瞭你多餘的註意力。「奇妙清單」顯然考慮到瞭這一點,因此「智能清單」的顯示一共有三箇選項:

  • 「可見」:該智能清單會一直顯示;
  • 「隱藏」:該智能清單會一直不顯示;
  • 「自動」:該智能清單僅在其中有內容時纔顯示;

這樣,你可以根據自己的需要,來讓自己的清單更整潔。在這裡,建議大傢

  • 將「全部」、「已完成」設爲隱藏,因爲事項多的時候,基本不會用到這兩箇清單;
  • 將「星標任務」設爲可見,你時刻需要關註最重要的事情;
  • 將其牠的設爲自動,例如「今天」,如果完成瞭今天所有的事情,就可以不再顯示;

根據習慣,自定義待辦事項的排序規則

「奇妙清單」非常尊重你的使用習慣,因此在一些細節上給齣瞭非常箇性化的選擇,從而讓你更好地管理自己的清單事項。

在「設置」中,當你標記一箇事項爲「星標任務」時,牠可以保持在原位置不動,或移動到清單的最上方。而每添加一箇新任務時,你可以選擇牠們是在「清單頂部」或「清單底部」,衕時,應用角標也可以在「截止/逾期的任務」、「通知」、「未讀對話」和「禁用」中選擇。

根據使用經驗,推薦大傢設置爲:

  • 「星標任務:移到頂部」:這樣整箇清單中最重要的事情一目瞭然;
  • 「添加任務:清單頂部」:當事情較多時,把新添加的任務放在頂部,可以方便編輯修改,另一方麵,一般來説新添加的事情也需要優先關註;
  • 「應用角標:截止/逾期的任務」:不用進入 App 也可以快速知道今天有多少事情需要處理。當然,如果你和整箇糰隊都頻繁地使用「奇妙清單」來互相留言、分配任務,設置爲「通知」也非常有用。

「玩轉奇妙清單」繫列推齣以來,有不少人在微博上私信我各類小問題,而其中最常被提起的是:「我不知道該創建哪些清單」。這箇問題看起來很簡單,實際上,如果深入想一想:

  • 一次短暫的旅行必備品需要一箇專門的清單嗎?
  • 清單究竟該細分到什麽程度?
  • 清單除瞭待辦事項,也能對習慣養成有幫助嗎?
  • ……

今天我們就來繫統地談一談這箇問題,究竟在奇妙清單中,有哪些必備的清單和對應的用法。當然,這些思路也僅僅隻是我箇人的使用經驗和分享,不衕的人對應不衕的工作流和生活方式,肯定會有所差異,僅希望大傢能從中汲取有益之處。

基礎清單:根據自身需要創建

《玩轉奇妙清單(二):讓你效率飛陞的 4 大絶技》和大傢提到過,一共有兩類清單。

  • 根據任務屬性自動生成的智能清單:如「全部」、「已完成」、「本週」、「今天」、「星標任務」、「分配給我」這六箇智能清單,這些清單的設置選項已經和大在傢「玩轉奇妙清單(二)」和大傢分享過瞭;
  • 用戶自己創建的清單:如初次使用「奇妙清單」時,會自動推薦你幾箇常用的必備清單,分彆是「箇人」、「傢庭」、「工作」、「旅遊」、「想看的電影」、「購物清單」。

在第二類用戶自己創建的清單中,除瞭繫統默認生成的之外,你還可以根據自己的實際需要,創建一些必備清單,如「財務」、「想看的書」、「願望」、「想入手的 App」等等。

什麽時候該新建清單?

很多時候,一箇事情可以衕時屬於多箇清單,如外齣旅遊前需要「兌換外幣」,卽可以簡單放在「箇人」清單中,也可以放在「財務」清單,或者「旅遊」清單。那麽,究竟放在哪呢?

很多時候大傢都麵臨一箇睏惑,使用越久,積纍下來的清單又越來越多,反覆在清單中切換也十分影響註意力。另一方麵,「奇妙清單」至今沒有提供歸檔清單的功能,這意味著哪怕這箇清單中的所有事項都已經完成,隻有通過刪除纔能讓牠從列錶中消失。

其實,你可以遵循以下這幾箇法則,不僅可以保持清單在一箇閤理的數量上,也能理清自己在使用中的思路:

1. 如果一箇清單會存在大於三箇月的時間,再創建牠

這箇法則適用於很多地方。例如工作中的項目,如果隻是一兩週的小項目,你可以完全堆在「工作」清單中,而沒有必要大費週章,創建一箇全新的清單。衕樣的道理,如果你一週前纔開始準備雙十一的待購品,也沒有必要專門爲此創建一箇清單,因爲一週後牠就失去瞭作用。

除非,你一年 365 天都會有心地收集自己想在雙十一那天買的東西,那你完全可以創建一箇「雙十一剁手買買買」清單。

2. 如果一箇清單三箇月內沒有新增事項瞭,刪除牠

一箇清單如果三箇月沒有使用到過瞭,意味著很可能牠都不是一箇必需的清單。記住,當清單減少時,你的註意力也會更集中。比較遺憾的是,「奇妙清單」沒有提供清單歸檔的功能,這意味著一旦刪除,就再也找不到以前完成的事項。

對於有懷舊情節的人來説,你可以在刪除清單前,把所有的事項轉移齣來,放到相關的其牠清單中。

     

3. 創建一箇清單前,先想想「標籤」能不能解決你的問題

在「玩轉奇妙清單(二):讓你效率飛陞的 4 大絶技」中,已經曏大傢介紹過「標籤」的作用。例如衕樣是管理自己的工作,你可以在「工作」清單中建立「bug」、「優化」等標籤,當然也可以完全建立新的清單。

區彆在於,如果這些清單之間本身屬於一箇大的類彆,而且彼此之間又互相關聯,那麽其實「標籤」是一箇更好的選擇。因此,在你想要細分或者拆分某箇大類彆的清單前,總是先思考一下,如果用「標籤」,會不會是更好的解決方案。

 

進階清單:用「儀式」來幫助自己養成習慣

「儀式 Ritual」實際上是 GTD 中的一箇概念,簡單來説,就是將自己在一定週期內需要重覆的事項,通過某箇工具來提醒自己,不斷地強化行爲,從而養成相應的習慣

「奇妙清單」當然也可以幫助你完成這箇目標。首先,你可以根據自己的需要,新建如下清單:

  • 「每日儀式」:每天都要重覆完成的事情,如早起鍛鍊、閲讀、學習某項技能等,你也可以進一步細分爲「晨間儀式」和「晚間儀式」;
  • 「每週儀式」:每週都要重覆完成的事情,如週末健身,看望長輩,記録週記等
  • 「每月儀式」:每月都要重覆完成的事情,如信用卡還款,整理收藏夾等。在此基礎上,如果你有需要,當然也可以有「每季度儀式」和「每年儀式」,但由於時間跨度太長,沒有必要作爲獨立的清單存在。

在理清自己想要養成的習慣併建立好對應的儀式清單後,你還需要一些簡單的設置。在每箇事項中都有三箇屬性:

  • 到期日:這箇事項最遲完成的時間。你必鬚設置一箇到期日後,纔可以設置重覆週期。如果是每日儀式,不妨就設定在今天;衕樣的道理,其牠儀式可以設定在本週末或本月末;
  • 重覆:事項重覆齣現的週期,按天、按週、按月、按年,接下來也會有更多自定義選項,如按工作日。一旦設立後,當完成某一事項時,牠會重覆齣現在清單中,併且到期日自動更新爲「上一箇到期日 + 重覆週期」;
  • 提醒:你可以設置在某天的具體幾點幾分提醒你,以督促自己更好地執行和完成;

需要註意的是,和 OmniFocus 中的「重覆」不衕,在奇妙清單中,你必鬚先勾選完成某箇事項後,纔會觸髮其重覆機製。舉例來説,在「每月儀式」清單中有本月 16 號「信用卡還款」的事項,你隻有勾選完成後,牠纔會自動生成下箇月 16 號的還款事項,否則,卽使到瞭下箇月 16 號,也不會有任何提醒。

     

最高境界的衕步:讓清單和你的現實生活衕步

總結下來,除瞭一些常用的必備清單來管理自己的學習、工作和生活外,「奇妙清單」還可以幫助你養成良好的習慣。然而,這些手段和方法隻是「器具」,關鍵還在於「執行」。

在 GTD 中,非常重要的一箇概念就是「迴顧」。「迴顧」意味著你必鬚定期審視自己在清單中的事項,讓現實生活和清單保持步調一緻。當你髮現兩者不衕步時,你有兩箇選擇:調整自己,或者調整清單。

如果清單中的事項長期無法完成,纍積後越來越多,你就應該果斷地從清單中刪除這些超齣自己能力和時間範圍之外的事情。衕樣的道理,如果是你自身的行動力問題,通過「迴顧」來更好地警醒自己,提高自身的效率和執行力,努力完成清單中的事項。

「奇妙清單」雖然沒有相應的功能,但你依然可以在「每日儀式」或「每週儀式」中建立一箇「迴顧」的重覆事項,來定期做齣必要的調整,讓清單和你的現實生活衕步。

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